Zeitmanagement als angestellter oder niedergelassener Zahnmediziner 

„Zeit ist Geld“ dieser Satz stammt aus dem Buch: „Ratschläge für junge Kaufleute“ von Benjamin Franklin. Instinktiv wissen wir alle, dass dieser Satz stimmt. Zum einen lässt sich Zeit in Geld tauschen, nämlich Ihre Arbeitszeit als angestellter Zahnmediziner in Gehalt oder als niedergelassener Zahnarzt in Praxisumsatz. Zum anderen lässt sich Geld in Zeit tauschen, indem Sie als Praxisinhaber Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren, diese für ihre Zeit bezahlen, damit Sie dann selbst keine Zeit mehr für diese Aufgabe aufwenden müssen. Der folgende Artikel beschäftigt sich daher mit Ihrem Zeit- und Selbstmanagement als angestellter und niedergelassener Zahnmediziner.

Die Zeit ist dabei die knappste Ressource, wenn sie einmal ausgegeben wurde, ist sie für immer weg. Wir können die Zeit nicht aufsparen und dann zu einem späteren Zeitpunkt nutzen, wie dies bei Geld der Fall ist. Die Zeit ist aus diesem Blickwinkel das wertvollere Gut. Daher sollten wir sie möglichst sinnvoll einsetzen.

Aus diesem Grund ist „Zeitmanagement“ vielleicht garnicht das passende Wort, sondern sollte durch „Selbstmanagement“ ersetzt werden. Denn Sie als Zahnmediziner sollten sich die Frage stellen: „Für welche Aufgaben verwenden Sie Ihre Zeit, wie managen Sie also Ihre Aufgaben und welche davon geben Sie ab?“

Vorgehen beim Selbstmanagement als Zahnmediziner

Vision und Ziele formulieren

Um die Aufgaben herauszuarbeiten, für welche Sie Ihre Zeit einsetzen wollen, sollten zuerst die großen Ziele im Leben feststehen. Es kann dabei sinnvoll sein, sich ein Wochenende darüber Gedanken zu machen und diesen Vorgang regelmäßig zu wiederholen.

Eine Technik, wie Sie diese Ziele festlegen ist die Methode: „Grabrede“. Schreiben Sie eine Grabrede aus der Sicht der für Sie wichtigen Personen. Dieser Abschiedsgruß soll auf Ihrer imaginären Beerdigung verlesen werden. Was sollen diese einzelnen Personen über Sie sagen?

  • Partner
  • Kinder
  • Familie
  • Freunde
  • Kollegen und Mitarbeiter
  • Patienten

Mit dieser Übung legen Sie die großen Fixsterne für Ihr Leben fest und können diese dann auf die einzelnen Bereiche in Ihrem Leben herunterbrechen.

Aus der beruflichen Perspektive sind Ihre Kollegen, Ihre Mitarbeiter sowie Ihre Patienten und Ihr Netzwerk wichtig. Welche Ziele wollen Sie als Zahnmediziner erreichen?

Aus diesem Vorgehen resultiert Ihre Vision für Ihre Zahnarztpraxis.

Dabei ist es wichtig, dass diese Ziele schriftlich niedergelegt werden, dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass diese erreicht werden um 50%.

Eine Vision könnte sein:

“Im Umkreis von 50 km bin ich der Spezialist für meinen Schwerpunkt Endo und biete meinen Patienten eine moderne Behandlung mit gutem Service, damit die natürlichen Zähne erhalten bleiben.”

Teilziele und weitere Schritte festlegen

Nun ergibt sich eine Kausalitätskette der Aufgaben, die zu diesem Ziel führen. Diese könnte wie folgt aussehen:

  1. Wie werde ich DER Sepzialist in meinem Schwerpunkt auf fachlicher Ebene?
  2. Wie baue ich meine Behandlung auf, damit ich die besten Ergebnisse erziele?
  3. Welche Mitarbeiter brauche ich mit welcher Qualifikation?
  4. Welche Geräte sind erforderlich und wie sollte der Praxisablauf sein?
  5. Wie vermarkte ich die Praxis und mich, damit möglichst viele davon erfahren?
  6. Welche betriebswirtschaftlichen Planungen sind zur Zielerreichung erforderlich?

Über Ihr Selbstmanagement konzentrieren Sie sich nun auf die Aufgaben die Sie Ihrem oben genannten Ziel und den Teilzielen näher bringen. Wichtig ist, dass genügend Zeit da ist, diese jedoch oft nur falsch eingesetzt wird. Mit den folgenden Methoden können Sie sich und Ihre Arbeitsabläufe besser organsisieren und so Ihre Ziele erreichen.

ALPEN-Technik

Diese Methode hat nichts mit Bergen zu tun, sondern ist ein Akronym und wird wie folgt entschlüsselt:

A

Aufgaben oder Aktivitäten zusammenstellen sowie klassifizieren – bis wann muss was erledigt sein?

L

Länge. Wie viel Zeit benötigt jede Aufgabe. Wie lange dauert die Bearbeitung von E-Mails, eine Eingangsuntersuchung, bestimmte Behandlungen, eine Prophylaxe usw. Sind die einzelnen Zeitabschnitte bekannt, dann kann ein Tagesablauf festgelegt werden. Dabei ist wichtig, dass nicht der ganze Tag minutiös verplant wird, sondern der nächste Buchstabe beachtet wird.

P

Puffer (nicht zu verwechseln mit Pausen), Als Praxisinhaber sollten Sie nach dieser Methode 10 – 20 % des Tages als freie Zeitfenster für unvorhergesehenes einplanen. Je nach dem, wie Ihre Praxisstruktur und Ihre Aufgaben ausgerichtet sind kann diese Zeit stark variieren. Wenn Sie zum Beispiel in einer Einzelpraxis als Zahnarzt Ihre Patienten behandeln und gleichzeitig sich als Praxismanager um alles andere kümmern und dann noch als Führungskraft “Ansprechpartner” für alle Belange Ihrer Mitarbeiter sind, dann werden Sie wahrscheinlich häufiger unterbrochen, wie wenn ein angestellter Zahnarzt und ein Praxismanager Sie unterstützen.

Zusätzlich spielt hier die vorausschauende Arbeit eine Rolle. Was kann ich alles schon vorbereiten, damit keine Rückfragen oder Unterbrechungen auftauchen, die den Praxis- und vorallem den Behanldungsablauf ins Stocken bringen können. Mit diesem Vorgehen wird die unvorhergesehene Unterbrechnung reduziert.

E

Entscheidung über die Priorisierung der ermittelten Aufgaben treffen, wie wichtig sind die einzelnen Aufgaben und daraus sollte eine Reihenfolge erstellt werden. Dieser Punkt betrifft eher Aufgaben, die außerhalb der Patientenbehandlung liegen, kann aber auch auf die Patientenbehandlung übertragen werden. Stellen Sie zum Beispiel in einer Behandlung fest, dass noch ein weiterer Zahn behandelt werden müssten kommt sofort die Frage nach der Priorisierung. Machen Sie die Aufgabe sofort und ein anderer Patient muss warten oder vergeben Sie einen neuen Termin?

N

Nachkontrolle und Aufgaben auf den Folgetag übertragen. In diesem Punkt stellt man sich die Frage, ob das Zeitmanagement funktioniert hat, ob die Längen der einzelnen Aufgaben richtig waren, die Pufferzeiten ausreichend und verbessert sich dadurch kontinuierlich.

Eisenhower-Prinzip für Zahnärzte

Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“ Dwight D. Eisenhower

Daraus kann sich ein fataler Kreislauf ergeben. Dieser wird noch befeuert durch die Dringlichkeits- und Abhaksucht, der wir alle unterliegen. Die Dringlichkeitssucht ist durch Social Media und das Smartphone geprägt. Wir wollen nichts verpassen und sind immer schnell für die nächste „Sensation“ zu begeistern. Das Verlagen „Aufgaben abhaken“ zu wollen lässt uns oft die dringenden Dinge bevorzugen. Das „Abhaken“ gibt uns dabei ein gutes Gefühl am Abend etwas geschafft zu haben.

Doch sowohl die Dringlichkeit, wie auch das Abhaken fordern ihren zeitlichen Tribut und lenken von den wichtigen Aufgaben ab. Wie Eisenhower sagt, sind diese A-Aufgaben nicht dringlich und dadurch entgleiten sie unserer Aufmerksamkeit. Wie oft lassen wir zu, dass dringendes das Wichtige verdrängt?

Es sind jedoch diese „wichtigen“ Aufgaben, die den Unterschied machen und auf die der Fokus gerichtet werden sollte. Daher kann jede Aufgabe in die untenstehenden vier Felder einsortiert und dann entsprechend weiterverfolgt werden.

Eisenhower Matrix für Zahnmediziner zeigt, um welche Aufgaben sich ein niedergelassener Zahnarzt oder selbstständiger Zazhnmediziner kümmern sollte
Eisenhower Matrix für Zahnmediziner

 

Eine Aufteilung Ihrer Aufgaben könnte wie folgt sein und ist natürlich stark von der Praxisstruktur und dem zur Verfügung stehenden Personal abhängig. Die folgende Aufstellung dient daher nur als Orientierung:

A-Aufgaben:

  • Beratungs- und Behandlungskonzept verbessern
  • Servielevel erhöhen
  • Mitarbeiter fortbilden
  • Ziele planen und Strategien erstellen
  • Expertenstatus aufbauen
  • Eigene fachliche und persönliche Fortbildung
  • Prozesse verbessern
  • Gesundheit und Fitness stärken

B-Aufgaben

  • Patienten beraten und behandeln, aber nicht jeden
  • Bestandspatienten pflegen
  • Neue Patienten gewinnen
  • Termine vereinbaren
  • Schmerzpatienten versorgen
  • Fehler ausbessern
  • Reklamationen bearbeiten

C-Aufgaben

  • Büro-Funktion sicherstellen
  • Material bestellen
  • Patientenrückfragen beantworten
  • Je nach Praxisstruktur können alle C-Aufgaben an einen Mitarbeiter übergeben werden, damit Sie Freiräume für die A und B-Aufgaben haben

D-Aufgaben

  • Werden nicht bearbeitet und gehen direkt in den Papierkorb

Wichtig: Bei einer Absage eines Termins, also einer A oder B Aufgabe sollten Sie die freie Zeit wieder für eine A oder B Aufgabe verwenden und keine C Aufgaben in dieser Zeit machen.

Paretoprinzip für das richtige Zeitmanagement

Vilfredo Pareto stellte dieses statistische Phenomen fest und daher wurde es nach ihm benannt. Er fand heraus, dass die beiden Zahlen stark zusammenhängen. So erhob er, dass 20% der Italiener 80% des Landes besitzen und 20% der Menschen 80% des gesamten Geldvermögens. Dabei gelten die beiden Zahlen nicht als absolut, sondern als Annäherung für eine Darstellung.

Auf das Arbeitsleben bezogen lässt sich daher sagen, dass 80% des Ergebnisses mit 20% des Einsatzes erreicht werden können. Für die restlichen 20% Ergebnisbeitrag sind 80% der Anstrengung notwendig.

Begutachtet man seinen Patientenstamm, dann sind wahrscheinlich 20% der Patienten für 80% des Ertrages verantwortlich. Und 20% der Patienten verursachen 80% des Aufwandes. Interessanterweise sind es in der Regel nicht dieselben 20% der Kunden.

Paretoprinzip für das Zeit- und Selbstmanagement anwenden

Die Pareto Regel kann auch für das Zeitmanagement wie folgt angewendet werden:

20% der Patienten verursachen 80% des Aufwandes in Form von Zeit. Bei diesen Patienten scheint immer etwas schief zu laufen, sie sind immer unzufrieden oder haben viele Beschwerden – welche Patienten sind dies? Wie kann die Bearbeitung sinnvoller erfolgen. Mit welchem Behandlungskonzept kann dies gelöst werden oder sind diese Patienten vielleicht garnicht „richtig“ bei Ihnen und können dem allgemeinen Zahnarztmarkt zur Verfügung gestellt werden..

80% der Reklamationen betreffen die gleichen 20% der Themen. Beispielsweise wird vom Patienten immer wieder die Zahnfarbe als unpassend eingestuft. Durch welche Maßnahmen können diese Fehler reduziert oder die Beschwerden vorweggenommen werden. Sind beispielsweise die Lichtverhältnisse in jedem Behandlungszimmer identisch oder haben Sie überall unterschiedliche Lampen mit unterschiedlicher Helligkeit und Farbtemperatur, dann könnte es daran liegen.

Schreiben Sie Beschwerden auf und kategorisieren Sie diese. Kommen Fehler häufiger vor oder betreffen Beschwerden das gleiche Thema, dann rückt dies in den Fokus.

Nach der Pareto-Methode sollten Sie sich immer wieder die folgende Frage stellen:

Welche 20% der Aufgaben tragen am meisten zu Ihrer Zielerreichung bei und sollten daher im Fokus sein?

Dann reichen also 20% „Aufwand“ aus?

Für eine 80% Zielerreichung mit Sicherheit, für eine excellente Beratungs- und Behandlungsleistung jedoch nicht. Hier geht es genau um die weiteren 80%, diese machen den Unterschied. Wer sich für seine Patienten etwas mehr streckt und wenn es auf einer 10 Meter Skala nur 2 Milimeter mehr sind als der Mitbewerber wird langfristig erfolgreich sein.

Wichtig: Im “Vertrieb” gibt es keinen zweiten Sieger, entweder Sie setzen das Implantat oder Ihr Mitbewerber macht es. Ihr Patient wird nicht zweimal dasselbe Produkt “kaufen”.

ABC Analyse für Zahnärzte

Die ABC-Analyse nimmt eine Klassifizierung nach Wichtigkeit vor. Auch bei dieser Methode findet eine Bewertung der Aufgabe statt, wie relevant diese für die Zielerreichung ist. Allerdings wird nur in 3 Kategorien unterteilt.

A-Aufgaben

A-Aufgaben sind sehr wichtige Aufgaben und tragen nach der Faustformel zu ca. 65% zum Gesamtergebnis bei. Diesen hohen Grad der Effektivität erreichen aber nur 15% der Aufgaben. Für einen Zahnmediziner in der eigenen Praxis könnten dies folgende Aktivitäten sein:

  • Terminvereinbarung via Telefon
  • Diagnose und Beratungsgespräch
  • Behandlung
  • Abrechnung

B-Aufgaben

B- Aufgaben erzielen einen Beitrag von 20% zum Gesamtergebnis. 20% der Aufgaben können dieser Kategorie zugeordnet werden.

C-Aufgaben

Als C-Aufgaben können 65% aller Aufgaben eingestuft werden, diese aber tragen nur 15% zum Ergebnis bei.

Fazit:

Die Schwierigkeit liegt darin, die täglichen Aufgaben in die drei Kategorien einzuordnen. Dies kann nur gelingen, wenn man den Effektivitätsgrad der einzelnen Aufgabe ermittelt, also feststellt, wie stark diese zur Zielerreichung beitragen.

Richten Sie dann die Konzentration auf die A-Aufgaben.

Wichtig: Sie brauchen für die C-Aufgaben eine Lösung. Wenn Sie diese 65% der Aufgaben nicht erledigen, dann führt dies irgendwann zu Problemen. Die einzige Lösung für C-Aufgaben ist, dass Sie diese in standardisierte Prozesse umwandeln, damit Sie diese automatisieren oder delegieren können.

Ivy Lee Methode

Eine sehr effektive Methode zum Zeit- und Selbstmanagement für niedergelassene Zahnärzte ist die Ivy-Lee Methode. Sie ist einfach anzuwenden und leicht umsetzbar.

Wenn Sie sich beim Selbstmanagement auf diese Methode fokussieren, dann schreiben Sie jeden Abend die 6 wichtigsten Aufgaben für den kommenden Tag auf. Es dürfen nicht mehr als 6 Aufgaben sein. Weniger als 6 Aufgaben sind möglich.

Was sind die 6 wichtigsten Aufgaben für den kommenden Tag? Diese Aufgaben können Sie nach der Eisenhower-Methode, dem Paretoprinzip oder der ABC-Analyse festlegen. Mit allen drei Methoden können Sie die Aufgaben herausfinden, die am meisten zur Zielerreichung beitragen.

Am nächsten Morgen erledigen Sie dann diese 6 Aufgaben. Sie lassen sich dabei nicht stören und machen auch nichts anderes. Kein Telefon, keine Mails, keine Unterbrechung durch Kollegen, Mitarbeiter oder Patienten – absolut nichts darf Sie von der Erledigung abhalten.

Der große Vorteil dabei ist: Die volle Konzentration liegt bei diesen 6 Aufgaben. Es sind ja schließlich die 6 wichtigsten Aufgaben für diesen Tag.

Erst wenn alle 6 Aufgaben erledigt sind, dürfen andere Aufgaben angegangen werden. Nicht erledigte Aufgaben übertragen sich auf den nächsten Tag. Auf der Liste für den nächsten Tag dürfen jedoch wieder nur maximal 6 Aufgaben stehen.

Eine effektive Morgen Routine für Ihr Selbstmanagement

„Der Morgen macht den Tag“, dieser Werbeslogan von nutella bringt viel Wahrheit mit sich. Wie effektiv der Morgen ist, liegt oft daran, wie der Abend verlief. Sorgen Sie für ausreichend erholsamen Schlaf, damit Sie morgens aus den Federn kommen.

Legen Sie für sich einen Ablauf fest, bei welchem Sie sich anschließend so richtig gut fühlen und in den Tag starten können.

Dabei schwören viele auf den „5am-Club“. „5am“ steht dabei für die englische Uhrzeit – 5 Uhr morgens. Nach dem aufstehen verbringt man die erste Stunde, wenn alle anderen Zahnmediziner noch schlafen, ohne Störung. Um diese Uhrzeit ruft niemand an und Sie erhalten keine Mails, daher haben Sie Zeit sich auf den Tag vorzubereiten.

Empfohlen wird, dass Sie die Stunde zwischen 5 und 6 Uhr in drei Blöcke zu je 20 Minuten unterteilen um dann die folgenden genannten Aktivitäten auszuüben:

5.00 – 5.20 Uhr                Bewegen und dabei schwitzen sowie viel trinken

5.20 – 5.40 Uhr                Meditieren und sich mit seinen Emotionen beschäftigen

5.40 – 6.00 Uhr                Weiterbilden und an seinem Mindset arbeiten

Wenn Sie weder der Typ für Meditiation, Sport oder Frühgymnastik sind und Ihr Mindset stimmt, dann können Sie in dieser ersten Stunde natürlich auch an Ihren 6 Aufgaben aus der Ivy-Lee Methode arbeiten.

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Die Kunst des Nein-Sagens

Das effektivste Zeitmanagement für angestellte oder niedergelassene Zahnmediziner. Es besteht darin, Aufgaben erst garnicht anzunehmen. Mit etwas Übung und den vorangegangenen Erkenntnissen zur Effektivität der Aufgaben für Ihre Zielerreichung können Sie mit einem „freundlichen“ Nein unliebsame Aufgaben abwehren.

Dieses freunliche Nein könnte wie folgt formuliert sein:

„Vielen Dank, dass du bei dieser Aufgabe an mich denkst, das freut mich sehr. Ich kann sie jedoch nicht übernehmen, da ich im Moment keine Zeit habe, da ich an XY arbeite. Ich würde mich freuen, wenn du dafür Verständnis hast.“

Aufgaben zurückweisen

Wenn Sie Aufgaben zurückweisen, die Sie Ihrem Ziel nicht näher bringen, dann haben Sie mehr Zeit für die Aufgaben, die zu einer Zielerreichung führen.

Wichtig: Finden Sie ein gesundes Maß an Aufgaben, die Sie abweisen. Hilfe beruht immer auf Gegenseitigkeit und vielleicht brauchen auch Sie einmal Unterstützung. Der zweite Aspekt ist, dass „geben“ und anderen „helfen“ eine ehrenhafte und sinnstiftende Aufgabe ist und sowohl dem Gebenden wie auch dem Empfangenden gute Gefühle bereitet. Fragen Sie sich also auch: „Was bedeutet es für den anderen, wenn ich “Nein” sage.“

Eine Not-to-do-Liste für Praxisinhaber

Jeder Zeitmanagement-Guru empfiehlt eine „To-do-Liste“ zu schreiben, damit Aufgaben nicht vergessen werden. Genauso wichtig ist eine „Not-to-do-Liste“. Auf dieser Liste stehen alle Aufgaben, die Sie künftig nicht mehr machen.

Diese Aufgaben weisen Sie entweder komplett zurück und bearbeiten Sie garnicht mehr. Dies könnten zum Beispiel die Materialbestellung sein.

Wichtig ist dann, dass Sie eine Lösung für die Aktivitäten auf Ihrer „Not-to-do-Liste“ haben. Entweder eine „Weiterleitung“ zu einem anderen Kollegen, wenn es sich um bestimmte Behandlungsfälle handelt oder Sie delegieren die Aufgabe an einen Mitarbeiter in Ihrem Team.

5-Minuten Regel

Die 5-Minuten Regel besagt, dass alle Aufgaben, die weniger als 5 Minuten in Anspruch nehmen, sofort zu erledigen sind. Diese kleinen Aufgaben sammeln sich sonst zu einem unüberschaubaren Haufen an und rauben Ihnen Ihre Konzentration, da Sie an soviele Kleinigkeiten denken müssen.

Pausen machen als Zahnarzt

Damit Sie über den Tag hinweg effektiv bleiben empfiehlt es sich, alle 90 Minuten für 5 Minuten Pause zu machen. Mit Pausen ist gemeint:

  • einen kleinen Spaziergang durch Ihr Büro oder
  • Sie schließen kurz Ihre Augen für einen kleine Meditation
  • oder eine kurze körperliche Aktivität

Mit Pause ist nicht gemeint:

  • Irgendwelche Social Media Aktivitäten
  • Auch Ihr Handy ist kein Zufluchtsort für eine Pause

Natürlich ist mir bewußt, dass Sie ein vielbeschäftigter Zahnarzt sind und es in Ihrer Praxis immer viel zu tun gibt und wo sollen Sie sich den überhaupt auch nur 5 Minuten rausschneiden.

Dennoch wird es Ihnen Ihr Körper über ein Arbeitsleben hinweg danken und wahrscheinlich sind Sie Abends dann wieder etwas fitter oder zumindest nur weniger gestresst.

E-Mails

Pro Tag bekommen Sie ziemlich viele Mails. Dabei ist es wichtig, dass Sie jede E-Mail nur einmal lesen und dann entscheiden, ob Sie diese:

  • löschen oder ablegen, da sie nur zur Information war
  • an einen Mitarbeiter aus Ihrem Team zur Erledigung weiterleiten
  • Selbst sofort beantworten oder die entsprechende Aktion ausführen
  • Die E-Mail als Aufgabe umwandeln und auf einen bestimmten Tag zur Erledigung verschieben, dies könnte bei “wichtigen”, aber nicht “dringenden” Aufgaben der Fall sein

Fazit Zeitmanagement und Selbstmanagement für angestellte oder niedergelassene Zahnmediziner

Zum Selbstmanagement und zur Arbeitsplatzorganisiation gibt es noch viele weitere Methoden die ich Ihnen in diesem Artikel vorstellen könnte. Mit dem oben aufgeführten Grundwissen können Sie Ihren Arbeitsalltag effektiver gestalten und Ihren Zielen näher kommen.

Dabei wünsche ich Ihnen viel Erfolg.

Weil es Ihre Praxis ist!